Beste leden,
Vorige week is de bestemming voor het Hemelvaartweekend 2025 bekend gemaakt en is de aanmeldprocedure hiervoor gepubliceerd op onze website. Jullie zullen gemerkt hebben dat de inschrijving iets anders verloopt dan voorgaande jaren. In deze Fazerflits willen we als bestuur een toelichting geven waarom voor deze aanpak is gekozen.
Bij het organiseren van een clubweekend moeten we een inschatting maken van het aantal deelnemers en hebben we vrijwel altijd te maken met een schaarste, natuurlijk is het totaal aantal kamers beperkt maar is er toch vooral gebrek aan eenpersoonskamers die ook nog eens erg in trek zijn. Uiteraard verschilt dit van hotel tot hotel maar de beschikbaarheid van eenpersoonskamers is altijd zeer beperkt. Om aanspraak te kunnen maken op een eenpersoonskamer hanteren we, momenteel, het principe (1) medisch en (2) volgorde van inschrijving. Omdat we vrijwel geen mensen binnen de club hebben die op basis van medisch in aanmerking komen, geldt in feite dus volgorde van inschrijving.
Dit heeft ertoe geleid dat we ons beleid momenteel hebben aangescherpt. Om aanspraak te kunnen maken op deelname is zowel aanmelding via email als een aanbetaling vereist. De volgorde van ontvangst van betaling weegt hierbij het zwaarst, omdat onomstotelijk vaststaat op welk moment de betaling is gedaan zodat de aanspraak op de schaarse eenpersoonskamers ook eerlijker gehonoreerd kunnen worden. De hoogte van de aanbetaling is bewust op 50% gezet om het risico dat we lopen als club – mocht iemand op het laatste moment om wat voor reden dan ook afzien van deelname – in te perken. Hierbij geldt natuurlijk wel nog steeds dat als iemand een gegronde reden heeft om af te zeggen dit volgens het annuleringsbeleid van het betreffende hotel kan worden afgehandeld. Er is dus altijd een (kleine) kans dat er op een later moment een plaats beschikbaar komt, maar dat kunnen we op voorhand natuurlijk niet garanderen.
We zijn wel zoekende naar een andere methode zodat eenieder kans kan maken op eenpersoonskamer (medisch gaat wel altijd voor). We denken aan inventarisatie en dan middels een wisselschema kamers verdelen of loting.
Voor het Hemelvaartweekend waren de eenpersoonskamers al snel vergeven en was er kritiek op het gewijzigde aanbetalingsbeleid. We willen hier voor het Fazerweekend op een betere manier mee om gaan. De aanbetaling is een vast bedrag, te weten 100 euro per persoon. De inschrijving zal starten medio eind januari 2025 via de mail en door middel van voldoen van het aanbetalingsbedrag. Hierbij bepaalt het tijdstip van ontvangst van het aanbetalingsbedrag de volgorde van inschrijving. Half januari zal er een Fazerflits worden rondgestuurd met een herinnering dat de aanmeldprocedure gaat beginnen.
Hopelijk hebben we hiermee wat extra duidelijkheid verschaft. We hopen velen van jullie te zien op een van de clubweekenden!
Met vriendelijke motorgroeten,
Bestuur A.F.M.C.N.